Добрый день! Меня зовут Марина, я ведущий специалист по направлению автоматизации казначейских операций в СИГМЕ. Так как тема сдачи проектов и работы команды актуальна практически всегда, хочу поделиться своими мыслями и подходами. Работаю я над автоматизированной системой управления имуществом компании, но уверена, что мой опыт и рекомендации можно применить и к другим проектам и направлениям, особенно если вы только начинаете свой путь в этой области.
Все успешные проекты хороши одинаково, каждый проблемный проект «проблемен» по-своему
Начну с основных сложностей, которые обычно возникают при реализации проекта. Будь то внедрение масштабной информационной системы или сопровождение небольшого продукта, скорее всего нюанс будет один — коммуникация. Вернее, не до конца понятное разделение потоков: кому задавать вопросы, кто за что отвечает, с кем общаться по тому или иному вопросу со стороны заказчика. А теперь представим, что команда трансформируется, расширяется, привлекаются сотрудники из других подразделений, а у заказчика меняется ответственное лицо. Можно запутаться.
Внутри своих проектов мы четко выстроили систему, поэтому не возникает вопросов, к кому идти и как организовывать процессы, а значит, нет речи о срывах сроков и других проблемах. Но к этому надо прийти.
О лайфхаках
На самом деле успешно сдать проект и пройти все этапы возможно, но нужен системный подход. Для себя я определила несколько правил, которые при кажущейся простоте хорошо позволяют решить проектные задачи.
На первом этапе работы над проектом нужно подготовить площадку для хранения информации. Запомнить все в любом случае не получится, а разрозненное хранение данных чревато их потерей.
Систематизировать информацию. Я все раскладываю по папкам на диске. Главное правило любой системы — вы должны в ней ориентироваться, не запоминать путь, а исходить из логики расположения файлов и иерархии папок. В таком случае это действительно станет удобным инструментом.
Расставить все точки над і — то есть определить, кто из сотрудников заказчика за что отвечает. Нам критически важно знать, к кому по какому вопросу идти, а не терять весь день на выяснение имени лица, обладающего нужной для нас информацией.
Создать файл с описанием ролей и обязанностей каждого человека проектной команды, чтобы любой новый член команды мог сразу включиться в процессы.
И через это проходили
Думаю, что тема не будет раскрыта полностью без ситуаций, которые присущи почти каждому проекту. Обычно целый пласт историй начинается так: заказчик попросил одно, а мы сделали другое… А если без шуток, то действительно бывают ситуации, когда стороны друг друга не поняли. И в таком случае главное — еще раз выслушать заказчика, оценить ситуацию и быстро предложить варианты решения и адаптации имеющегося функционала. Это снимает многие вопросы и говорит о вас как о сильном специалисте. Просто извиняться и закрываться в себе неэффективно, так работать не стоит.
Еще один пример, который, уверена, знаком многим — подписание документов. Мне кажется, когда документооборот проходит гладко и в срок, а подписанта легко выцепить, где-то отчаянно ликует один менеджер проекта. Когда я работала в центре обработки данных, были случаи настоящего сражения за подписание закрывающих документов, детективного поиска ответственных и не менее увлекательного «перебрасывания» актов от одного директора к другому. Важным умением я также считаю навык находить общий язык с бухгалтерией, будь то коммуникация один на один или окольными путями через коллег. Можно начать с малого: делового тона и уважительного отношения к оппоненту, комплимента деловой деятельности человека, готовности просить помощь и предлагать ее взамен.
Невредные советы
В нашей деятельности очень много человеческого общения. И умение его выстроить —тот секретный ингредиент, который точно поможет жить лучше. Поэтому для тех, кто только начинает профессиональный путь, есть парочка рекомендаций.
Прокачивайте свой эмоциональный интеллект. Это помогает разбираться в ситуации и понимать, как вести себя с коллегами и заказчиком. Тут главное — обозначать, принимать и проживать свои чувства и эмоции. Могу порекомендовать следующие книги для погружения в тему: «Эмоциональный интеллект 2.0» Тревис Бредберри и Джин Гривз, «Лифт настроения» Ларри Сенн, «7 навыков высокоэффективных людей» Стивен Р. Кови.
Не воспринимайте на свой счет неудачи в проекте. Если ситуация накаляется, сохранить душевное спокойствие можно с помощью мягкого напоминания себе, что вы не равно продукт, который ведете.
Не избегайте личного общения. Удивительно, сколько застрявших в переписке вопросов можно решить по телефону. Для себя я давно уяснила одно — голос всегда лучше текста. Но это не значит, что в переписке не нужно фиксировать договоренности.
Заполняйте пробелы в знаниях. Это поможет не только быть более уверенным, но и общаться с заказчиком в понятной плоскости.
Работайте из позиции «со всеми все ок». Этот прием используется в коучинге, но отлично подходит и под нашу работу. Суть в том, что в каждую ситуацию вы вовлекаетесь с пониманием, что с вами все в порядке и с оппонентом все тоже в порядке. Таким образом, вы изначально начинаете общаться с уважением и осознанием, что вы оба эксперты, вам нечего делить и все стороны только выигрывают, выполняя свою работу профессионально.
Пользуйтесь правилом «15 минут». Если есть вопрос, поищите на него ответ самостоятельно. Но если этот процесс займет более 15 минут, смело идите к обладателю этих знаний и спрашивайте лично.
Переключайтесь. Если долго и безрезультатно сидите над одной задачей, самое лучшее — переключиться на другую (желательно, попроще). Когда вернетесь к первой, информация успеет «устаканиться» и решение придет быстрее.
Это то, чем пользуюсь я и рекомендую начинающим специалистам. Но, конечно, лучше всего знания «обкатываются» на практике, поэтому если хотите попробовать себя на проектах — приходите в команду СИГМЫ. Вакансий у нас много по самым разным направлениям